Ahhoz, hogy egy iroda megfelelően tudjon működni, nem csak számítógépekre, nyomtatókra, telefonra meg kollégákra van szükség. És, hogy őszinték legyünk, még a bútorzat is a legkevesebb. Ha csak ennyi van, az még édes kevés, pláne akkor, ha olyan helyről beszélünk, ahol jelentős mennyiségű papíranyag, dokumentumok tárolására is szükség van, például egy könyvelőnél vagy ügyvédnél. Attól, hogy kinyomtatunk valamit, az még nem lesz sem iktatva, sem pedig rendezve. Ha nem szeretnénk, hogy rövid időn belül eluralkodjon az őskáosz, és megtaláljuk mindazt, amit keresünk, szükség lesz még egyre- s másra.
Kezdjük mindjárt az irattartóknál. Ha ezek nincsenek, hogyan csoportosíthatnánk a különböző anyagokat, hogyan különítenénk el egymástól a nem összetartozóakat? Biztosan mindenki járt már úgy, hogy nagy szüksége lett volna valamire, de hosszas keresgélést, kutatást, netán dühöngést követően sem sikerült a nyomára akadnia? Éppen az ilyesmi kerülhető el azzal, ha rendezetten, csoportosítva tároljuk a különböző megőrzendő dokumentumokat. Ami pedig még jobb, ha védőfóliába, közismert nevén bugyiba rakjuk a papírokat, mert így még kisebb szegmensekre bonthatóak szét a dolgok, ráadásul a lapokat is óvjuk.
Ott vannak aztán a napi használatú eszközök is, mint például az írószerszámok, a tűzőgép vagy a vonalzó, lapvágó. Rendben, ezeknek nem mindegyikére van feltétlenül szükség minden irodában, de jegyzetelni, összekapcsozni azért nagyon sok helyen szoktak. És mennyi idegességet tud okozni, ha egyetlen kezünk ügyébe akadó toll sem fog, vagy ha pont kifogyott a tűzőgépből a kapocs… Jól jön aztán még, ha vannak öntapadós szélű jegyzetlapok vagy bármilyen más papír, amit erre a célra használhatunk. Ha nem kell a fénymásolóból lopni a jegyzetpapírt, hanem ott van a kezünk ügyében az a bizonyos kis sárga tömb, amire felkaparhatunk időpontokat, telefonszámokat, emlékeztetőket. Ez sem létszükséglet, de azért jó, ha akad.
És ott vannak az olyan kiegészítő gépek is, mint az iratmegsemmisítő vagy a lamináló. Megsemmisítőre talán csak a helytakarékosság értekében lehet szükség, vagy amiatt, hogy ne kézzel kelljen az érvénytelen, netán elrontott papírokat felszecskázni. Az okos kis masina bedolgozza és csíkokra hasogatja nekünk amit szeretnénk, úgy, hogy azt többé már senki nem rakja össze. Laminálni sem kell azért minden nap, lássuk be, de ha valami fontos kártyát vagy időtálló tanúsítást, ilyesmit készítenénk, akkor legalább nem kell vele nyomtatós boltba szaladgálni érte.
És honnan ismerszik meg egy jól működő, munkabarát iroda? Ha mindezek adottak, vagy legalább is annyi belőle, amire a munka elvégzéséhez szükség van. Ami pedig talán még fontosabb: legyen az irodistáknak használható széke! Közel sem mindegy, mint töltjük el azt a napi 8-10 órát, már csak azért sem, mert hosszú távon akár mozgásszervi elváltozások, megbetegedések is jöhetnek a helytelen tartásból, rossz ülésből! Persze még nagyon hosszan lehetne folytatni a sort az egymillió különböző kiegészítővel, amit írószerboltokban, irodai ellátókban, bútoráruházakban kapni. Most csak a legfontosabbakat érintettük, de azt hiszem, ez is elegendő ahhoz, hogy belássuk, mennyi kelléket és felszerelést igényel egy iroda működtetése.